Les procès-verbaux des décisions des associés et les registres sur lesquels ils étaient conservés, qui devaient auparavant être conservés sur papier, peuvent désormais être dématérialisés, grâce au nouveau décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 entré en vigueur le 4 novembre 2019.
Dans les SA : les registres de présence des réunions du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, ainsi que les procès-verbaux des délibérations de ces organes et les registres sur lesquels ils sont consignés.
Si la société opte pour la dématérialisation, les procès-verbaux doivent être signés au moyen d’une signature électronique avancée qui respecte les quatre exigences posées par le Règlement Européen n°910/2014 du 23 juillet 2014, à savoir :
Les copies ou extraits des procès-verbaux pourront également être certifiés à l’aide d’une signature électronique avancée.
Dans les SAS/SASU, ce n’est que dans le cas où les statuts ne prévoient pas les modalités concernant la signature électronique des procès-verbaux, que les quatre exigences susmentionnées posées par le Règlement Européen s’appliquent.
Il est également nécessaire de dater les documents dématérialisés de façon électronique par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve, c’est-à-dire que la date devrait idéalement être associée à la signature et ne doit pas pouvoir être modifiée.
Pour rappel, la sanction de l’absence d’établissement et de conservation des procès-verbaux des assemblées est une possible nullité des délibérations dans les SA, conformément à l’article L. 225-114 du Code de commerce.
