Les corrections
Lors de votre réunion, le rédacteur AB Report s’assurera de disposer de diverses informations nécessaires à la rédaction du PV : liste des personnes présentes et des intervenants ponctuels, orthographe des projets, outils, process propres à votre Entreprise, etc.
Il se peut toutefois, notamment lorsqu’il intervient sur enregistrement, lorsque la réunion est très animée ou s’achève rapidement, qu’il ne soit pas en mesure de disposer de toutes ces informations. Votre rédacteur ou votre chargé de compte vous transmettra alors ultérieurement ses demandes de précisions, le plus souvent par email. Il pourra également solliciter des documents présentés en séance et aidant à la compréhension des débats. Si les informations nécessaires ne peuvent être obtenues avant la transmission du PV, les noms ou termes non vérifiés seront placés dans un index, en fin de document.
Lors de la réception de votre PV, nous vous invitons à prendre connaissance des noms et termes contenus dans cet index et à nous transmettre les corrections nécessaires. Ces informations seront ensuite placées dans un document accessible au rédacteur, qui s’y référera lors de sa prochaine mission auprès de votre instance. N’hésitez pas à nous transmettre par avance les informations qui vous sembleront pertinentes.
NB : En visioconférence ou réunion hybride (présentiel/visioconférence), merci de demander aux intervenants de s’annoncer afin qu’ils puissent être identifiés par le rédacteur.
Les modifications
Le rédacteur AB Report retranscrit le déroulé de votre réunion (présentations, débats, prises de décisions, etc.) au plus près des informations partagées et des propos tenus, tout en tenant compte du niveau de retraitement (nombre de pages rédigées par heure de réunion) défini avec votre Chargé de compte.
Tant que le PV n’a pas été validé, des modifications peuvent lui être apportées. Il peut s’agir :
- de corriger un contresens ;
- de préciser un point que vous auriez souhaité plus détaillé (le cas échéant, n’hésitez pas à le mentionner directement au Rédacteur lors de la prise de notes, de préférence en début de réunion ou, à défaut, à l’issue de celle-ci).
- de supprimer des informations jugées sensibles ;
- etc.
Vous pouvez apporter vous-mêmes ces modifications. Dans ce cas, il est tout de même utile de nous en informer, afin que nous tenions compte de vos remarques pour l’établissement du PV suivant.
Vous pouvez également nous demander d’apporter ces modifications en vous adressant à votre Chargé de compte. Nous vous invitons alors à préciser au maximum votre demande (points à revoir, time-codes, etc.).
Si vous estimez que certains sujets méritent régulièrement une attention accrue, ou au contraire que certains sujets ne méritent qu’un relevé d’information succinct, n’hésitez pas à nous le mentionner, afin que le PV livré réponde au mieux à vos attentes. Si le nombre de modifications demandées est trop important, nous vous invitons à en discuter avec votre Chargé de compte, car le niveau de retraitement défini avec celui-ci est peut-être inapproprié à vos besoins.
NB : Des corrections ou modifications peuvent également être apportées par le Rédacteur sur le PV à valider lors de la séance suivante. En revanche, des propos qui n’ont pas été prononcés ne peuvent en aucun cas être intégrés au procès-verbal.
Nous restons à votre écoute avant, pendant et après la rédaction du PV. N’hésitez pas à nous solliciter !
Annexes : Article L2315-34 du Code du Travail :
« Les délibérations du comité social et économique sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité dans un délai et selon des modalités définis par un accord conclu dans les conditions prévues au premier alinéa de l’article L. 2312-16 ou, à défaut, par un décret.
A l’issue du délai mentionné au premier alinéa, le procès-verbal est transmis à l’employeur, qui fait connaître lors de la réunion du comité suivant cette transmission sa décision motivée sur les propositions qui lui ont été soumises.
Les déclarations sont consignées dans le procès-verbal.
Un décret définit les conditions dans lesquelles il peut être recouru à l’enregistrement ou à la sténographie des séances de l’instance. »
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