Rédiger un compte-rendu (qui a pour but d’informer) ou un procès-verbal (destiné à consigner dans un document à valeur juridique, soumis à l’approbation des participants et signé par le secrétaire, les décisions prises en réunion par une instance) permet de reprendre fidèlement ou de synthétiser les propos tenus en séance, afin de clarifier les échanges et de les porter à la connaissance des salariés lecteurs. Pour que le compte rendu de la réunion soit efficace, quels éléments doivent y apparaître ? Comment le rédiger ? Suivez le guide.
Une réunion réussie est une réunion bien préparée et bien structurée. Une fois terminée, il est important de recenser les divers échanges et les débats dans un compte rendu, afin que chaque partie ait le même niveau d’information. Cela évitera notamment les confusions et les quiproquos lors de la mise en place opérationnelle des projets.
Avant toute chose, il est important d’établir le compte rendu rapidement, voire immédiatement, après la tenue de la réunion et de ne pas trop attendre avant de le transmettre aux participants présents lors de la réunion concernée. Non seulement cela vous permet d’avoir les idées encore fraîches, et donc de vérifier plus facilement la réalité des propos rapportés et qui vous sont attribués, mais aussi de maintenir une bonne dynamique dans la vie du dialogue social.
Pour les différents points ou thématiques abordés dans l’ordre du jour, ne perdez pas de vue qu’un bon compte-rendu de réunion doit relater les décisions actées en séance et mettre en avant les éléments clés abordés dans chaque point. Lors de la phase de rédaction, il est donc fondamental de mettre le discours en perspective, en hiérarchisant les informations. Veillez également à bien toujours avoir à l’esprit l’objectif et la nature de la réunion et les actions qui vont en découler.
Afin de rendre votre compte-rendu efficace, intelligible et utile pour les salariés destinataires, soyez concis et précis dans les informations rapportées, tout en restant très explicite : en effet, ce qui est clair pour le rédacteur du compte rendu ne le sera pas toujours forcément, pour un salarié lecteur qui n’a pas assisté à la réunion. Pensez également à bien aérer votre texte, en sautant des lignes entre chaque prise de parole et en utilisant des listes à puces pour retranscrire les énumérations d’idées. Un compte-rendu bien construit sur la forme permettra à tous de s’en servir comme base de travail et de réflexion.
Dernier conseil : restez le plus neutre possible lors de la phase de rédaction, même si cela n’est pas chose aisée. En effet, le compte-rendu doit refléter la pensée collective de l’instance et non celle de son auteur.
Parce qu’un compte-rendu de réunion bien organisé aura plus d’impact, vous pouvez par exemple suivre la trame suivante :
Une fois rédigé, pensez à diffuser le compte rendu auprès des participants à la réunion, afin qu’ils relisent, vérifient, voire amendent, les propos qui leur sont attribués.
