Mentions obligatoires dans un PV de CSE

Le procès-verbal (PV) de CSE est un outil de conformité et de preuve : il consigne les délibérations, les avis, les décisions et les votes intervenus en réunion. Le Code du travail pose un cadre : un accord peut fixer le délai et les modalités de rédaction ; à défaut, un décret s’applique.

La rédaction d’un procès-verbal (PV) détaillé vise les CSE exerçant les attributions des entreprises d’au moins 50 salariés (articles L. 2315-34).

Dans les entreprises de 11 à 49 salariés, le Code du travail organise surtout un registre des demandes/réponses (réclamations) : note écrite, réponse écrite de l’employeur et transcription/annexe au registre. Un PV peut toutefois être instauré par accord interne si l’entreprise le souhaite.

Pourquoi ces mentions sont essentielles

1. Sécuriser la valeur probatoire : en cas de contestation (sur une consultation, un avis, une résolution, un engagement), le PV est la pièce qui permet de démontrer ce qui a été dit, par qui, sur quel point de l’ordre du jour, et avec quel résultat de vote. La loi rappelle d’ailleurs que les déclarations sont consignées dans le PV (Article L. 2315-34 du Code du travail).
2. Assurer la conformité du processus CSE : à défaut d’accord, la réglementation impose un délai de rédaction et de communication (15 jours) et un contenu minimal, afin que l’instance fonctionne de manière traçable et contradictoire (Article R. 2315-25 du Code du travail).
3. Protéger la confidentialité : la rédaction juridique CSE doit intégrer les contraintes de secret professionnel et d’obligation de discrétion (informations confidentielles présentées comme telles). Cela impacte directement le contenu diffusable du PV et son archivage (Article L. 2315-3 du Code du travail).

Liste des mentions obligatoires

Avant d’entrer dans la liste, une précision importante : le Code du travail ne détaille pas une « checklist » exhaustive des mentions légales PV (du type date/lieu/participants…). En revanche, à défaut d’accord, il impose :

• un contenu minimal : résumé des délibérations et décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion ;
• et un cadre de rédaction/communication : PV établi par le secrétaire, sous 15 jours, communiqué à l’employeur et aux membres.

La « liste » ci-dessous regroupe donc :

• les éléments juridiquement indispensables pour satisfaire ce contenu minimal ;
• et les mentions structurellement nécessaires pour que le PV soit exploitable, conforme aux formalités et sécurisant (ce qui correspond, en pratique, à ce que l’on appelle souvent « contenu PV obligatoire »).

Date et lieu de la réunion

À faire figurer (mentions légales au sens « identification certaine de la séance ») :

• date (et idéalement heure de début/fin, suspensions de séance le cas échéant) ;
• lieu (présentiel/distanciel) et modalité de tenue, si utile ;
• nature de la réunion (ordinaire/extraordinaire) et, si pertinent, référence de la convocation.

Pourquoi : sans date/lieu, le PV perd sa fonction de traçabilité et son rattachement à l’ordre du jour communiqué.

Liste des participants

À faire figurer :

• membres présents/absents (au minimum les titulaires ; préciser suppléants présents, représentants syndicaux, invités, experts, collaborateurs de l’employeur) ;
• qualité de chacun (président, secrétaire, élus titulaires, etc.) ;
• le cas échéant : désignation d’un secrétaire de séance si le secrétaire est empêché (généralement le secrétaire adjoint).

Pourquoi : la validité opérationnelle d’une décision ou d’un avis se lit aussi au regard de « qui a participé » et « qui a voté ».

Ordre du jour

À faire figurer :

• reprise fidèle de l’ordre du jour (ou renvoi clair au document joint) ;
• traitement des points dans l’ordre (ou mention explicite d’un changement d’ordre).

Pour rappel, l’ordre du jour est arrêté conjointement par le président et le secrétaire et doit être communiqué par le président au moins 3 jours avant la réunion (règle de base, sauf aménagement légal/accord).

Décisions et votes

À faire figurer (niveau « sécurisation juridique ») :

• pour chaque point : il faut a minima un résumé des délibérations (positions, arguments, questions/réponses, « avis » formulés) ;
• les résolutions/décisions actées (échéance, modalités) ;
• les votes : modalité (main levée/secret si applicable), résultat chiffré (pour/contre/abstention) et, si utile, rappel des titulaires votants ;
• les déclarations effectuées par un membre (elles ont vocation à être consignées) ;
• les engagements de l’employeur.

Les résolutions sont prises à la majorité des membres présents ; le président ne participe pas au vote lorsqu’il consulte les membres élus en tant que délégation du personnel.

Sur la notion de « quorum » : pour les délibérations/avis du CSE, le Code du travail ne fixe pas de quorum de séance ; le repère juridique est la majorité des présents.

Signature et validation

Ici, il faut distinguer obligation légale et sécurisation.

• Signature : le Code du travail ne prévoit pas expressément une obligation de signature du PV par le secrétaire mais, dans la pratique, en tant que responsable de la rédaction et de la diffusion du procès-verbal (une fois approuvé par un vote des membres), il signe ce dernier. Un accord d’entreprise majoritaire peut prévoir la signature par le secrétaire et le président du CSE.
• Validation/approbation : la loi n’impose pas une procédure unique ; l’approbation est le plus souvent organisée par accord ou règlement intérieur (approbation en réunion suivante, règles de correction, etc.). L’important, côté conformité, est d’avoir une règle claire et de l’appliquer de manière constante.

Erreurs fréquentes

Omissions

Erreurs typiques de rédaction juridique CSE :

• PV trop vague ne contenant pas un résumé des délibérations, ou omettant la décision motivée de l’employeur sur les propositions de la réunion précédente (alors que c’est le minimum réglementaire à défaut d’accord) ;
• absence de résultats de vote sur des points où une décision ou un avis ont été rendus (ce qui fragilise la preuve) ;
• oubli de l’ordre du jour ou confusion entre « hors ordre du jour » et « information diverse » (source de contestations sur la régularité) ;
• non-respect des délais (15 jours à défaut d’accord ; délais plus courts dans certains cas spécifiques).

Formulations ambiguës

• Mélange entre faits, opinions, engagements et décisions (« il est envisagé que… » sans indiquer s’il s’agit d’un avis, d’une demande, d’une décision ou d’un simple échange) ;
• absence d’attribution claire (« le CSE décide » vs « les membres demandent » vs « l’employeur s’engage ») ;
• vote mal qualifié : « adopté » sans chiffres, ou sans préciser la modalité (utile en cas de contestation) ;
• mention imprudente d’informations confidentielles ou de données sensibles non nécessaires, alors que les membres sont tenus à discrétion/secret (risque de diffusion inappropriée).

Checklist complète

• Identification : entreprise, instance, type de réunion, date, lieu, horaires
• Présidence/secrétariat : président, secrétaire (secrétaire de séance, si besoin)
• Participants : présents/absents, qualités, invités/experts, quorum mentionné uniquement si une règle interne le prévoit
• Ordre du jour : repris fidèlement, points traités et ordre de traitement
• Délibérations : résumé clair par point (questions, réponses, positions)
• Avis/décisions : formulation explicite, sans ambiguïté
• Votes : modalité + résultat chiffré (pour/contre/abstention) + objet du vote
• Déclarations : à retranscrire intégralement.
• Confidentialité : repérage des passages confidentiels, règles de diffusion, version expurgée si nécessaire
• Formalités : délais de rédaction/communication (accord ou 15 jours à défaut)
• Signature/approbation : selon accord/RI (signature non imposée par la loi)
• Archivage : conservation, accès, sécurité, conformité RGPD/CNIL