Une ordonnance (1) de mai 2017 a introduit dans le Code de commerce de nouvelles dispositions permettant de prévoir, dans les statuts des sociétés anonymes (SA) non cotées, la tenue exclusivement par visioconférence ou conférence téléphonique des assemblées générales (2).
Il est donc désormais possible que des associés participent à des assemblées générales sans que leur présence physique ne soit nécessaire, voire que la réunion soit entièrement dématérialisée.
Le Code de commerce prévoit, à la condition que les statuts de la société le permettent expressément, que les actionnaires d’une SA participant à l’assemblée par visioconférence, ou par des moyens de télécommunication permettant leur identification, soient réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité (3). Cette disposition valide la participation des actionnaires aux assemblées générales, sans que leur présence physique ne soit requise.
Des dispositions similaires existent pour les SARL (4). Toutefois, pour celles-ci, la tenue à distance de l’assemblée n’est pas autorisée lors de l’approbation des comptes et des comptes consolidés. D’autre part, l’accès à l’assemblée est subordonné à l’identification de l’associé au moyen d’un code fourni en amont de l’assemblée.
Dans la SAS, les textes laissent aux associés une très large liberté pour prévoir, dans leurs statuts, les modalités de prise des décisions collectives. Cela inclut la possibilité d’organiser la consultation des associés par visioconférence ou autres moyens de télécommunication.
Le recours à l’assemblée générale dématérialisée est subordonné à l’existence d’une clause statutaire en ce sens. Cependant, un ou plusieurs actionnaires représentant au moins 5 % du capital social peuvent s’opposer à la tenue d’une assemblée générale exclusivement par visioconférence ou autres moyens de télécommunication, conformément aux dispositions du Code de commerce (5).
L’avis de convocation doit préciser que les actionnaires participent à l’assemblée exclusivement par visioconférence ou moyens de télécommunication. L’émargement de la feuille de présence par les actionnaires n’est pas requis. Le procès-verbal doit mentionner que l’assemblée s’est tenue par recours exclusif à la visioconférence ou à des moyens de télécommunication. Ce procès-verbal peut être signé électroniquement au moyen d’un procédé fiable d’identification de chacun des membres de l’assemblée (6).
Les textes n’apportent en revanche aucune précision quant à la possibilité qu’une tierce personne non autorisée participe à la réunion.
Enfin, il revient au président de s’assurer que chaque actionnaire, même à distance, puisse prendre part aux débats et puisse s’exprimer.
Les sociétés qui souhaitent recourir à des assemblées générales dématérialisées devront au préalable modifier leurs statuts. Elles devront ainsi porter une attention particulière à la rédaction des clauses correspondantes, afin de prendre en compte les diverses difficultés que peut occasionner le recours aux moyens de télécommunication.
(1) Ordonnance n° 2017-747 du 4 mai 2017 (2) Code de commerce, L. 225-103-1 (3) Code de commerce, L. 225-107 (4) Code de commerce, L. 223-27 (5) Code de commerce, R. 225-61-2 (6) Code de commerce, R. 225-106 (7) Code de commerce, R. 225-61 et R. 225-98
