Pourquoi faire une réunion CSE préparatoire ?

La réunion préparatoire CSE

Cette réunion préparatoire doit permettre aux élus du CSE (Comité Social et Economique, anciennement comité d’entreprise) de s’accorder sur la priorisation des sujets,  de répartir éventuellement les rôles de chacun pendant la séance, d’identifier les sujets litigieux et de préparer les délibérations.

De même, assurez-vous d’avoir reçu les documents nécessaires au traitement des points inscrits à l’ordre du jour en amont de la réunion du CSE, dans le respect des délais prévus par le Code du travail. Ces documents permettent effectivement aux représentants du personnel de prendre connaissance des données, mais aussi d’identifier les points manquants et les précisions attendues.

Ce travail préalable est le gage de débats constructifs et efficaces ! Cet investissement se remarquera à la lecture de votre compte-rendu de CSE.

La réunion préparatoire CSE pour établir l’ordre du jour de la réunion CSE plénière

En réunion préparatoire CSE, lors de l’établissement de l’ordre du jour avec l’employeur, nous vous recommandons d’inscrire, parmi les points qui seront traités en début de séance, les sujets les plus importants, et ce afin que le temps suffisant puisse être accordé à leur examen : les fins de réunions, alors que les participants ressentent les premiers signes de fatigue, ne sont effectivement pas idéales pour traiter ces sujets. Ce conseil vaut aussi pour les votes et les consultations. L’assemblée peut effectivement se clairsemer en fin de journée : organiser les votes en début de réunion vous assure d’une présence optimale.

De même, veillez à centrer les points de l’ordre du jour sur les prérogatives du CSE. Les sujets d’intendance interne peuvent être traités par les représentants du personnel en dehors de ce type de réunion… Eventuellement, groupez en fin de séance les sujets relatifs aux moyens généraux.

Enfin, nous vous conseillons d’apprécier le temps nécessaire au traitement de chacun des points. Cet exercice, qui peut être réalisé avec ou sans la Direction, permet de s’assurer que le la somme des temps nécessaires à l’examen de chaque point n’excèdera pas la durée prévue de la réunion de l’instance.

La rédaction du PV de CSE incombe au Secrétaire du CSE – une tâche qui peut s’avérer complexe et, surtout, chronophage.

Pour alléger le travail de rédaction de votre PV de CSE, vous pouvez bien entendu vous adresser à AB Report, ou, à défaut, suivre ces quelques conseils. Ici, tout est une question d’organisation !

Prendre des notes pour un PV de CSE

Ici une règle d’or ! Les élus qui participent activement aux échanges ne peuvent pas prendre de notes dans le même temps. Il faudra accepter le fait que le représentant du personnel qui prend les notes sera moins disponible pour les débats.

La prise de notes pouvant se révéler lourde lorsque de multiples points sont abordés ou si la réunion dure une demi-journée, voire la journée entière, celle-ci peut être successivement confiée à plusieurs élus. Cette répartition des temps de prise de notes peut se faire selon les sujets et les appétences de chacun. Il importe effectivement de tenir compte de l’envie et des capacités de chacun des représentants du personnel à participer à la rédaction du PV.

Un conseil à destination du ou des preneur(s) de notes pour le procès-verbal de CSE :

• veillez à bien identifier l’auteur de l’intervention, qu’il s’agisse d’un élu, d’un représentant syndical, de la DRH, d’un membre de la Direction ou encore d’un intervenant extérieur ;
• retranscrivez le sens général de l’intervention ;
• notez les chiffres clés exposés par l’intervenant.

L’organisation de la réunion de CSE

Veillez à respecter le temps imparti à chaque point de l’ordre du jour et assurez-vous que chacun des points est bien traité.

La plus grande attention doit de surcroît être accordée à l’organisation des échanges. Chacun des élus le souhaitant doit avoir la faculté de s’exprimer. Des échanges qui laissent chaque interlocuteur s’exprimer à tour de rôle sont effectivement plus faciles à retranscrire au PV du CSE que lorsque les paroles sont coupées ou que plusieurs conversations se déroulent en même temps dans la salle.

De même, il convient de réfléchir au style de compte-rendu le plus approprié pour votre CSE, du plus synthétique au plus exhaustif, selon les enjeux des sujets traités en réunion.

La rédaction du PV de CSE

Nous vous conseillons :

• de tenir un calendrier de finalisation du PV ;
• idéalement, de rédiger le compte rendu sans tarder (dans les 48 heures) ;
• de prévoir un délai pour que les élus puissent relire le PV avant que le projet ne soit envoyé à la Direction.

L’approbation du procès-verbal de CSE

Maintenez l’objectif d’approuver chaque PV dès la séance suivante, afin de ne pas accumuler les retards ! Non seulement il est difficile de se souvenir de l’intégralité des débats tenus quelques mois auparavant, mais l’information des salariés en sera d’autant décalée.

La réunion CSE préparatoire est donc un outil essentiel pour vous permettre de réussir au mieux les réunions plénière CSE. Elle vous permettra également de préparer de manière efficace la rédaction d’un procès-verbal de réunion CSE.

Si malgré tous ces conseils, vous souhaitiez vous décharger de la rédaction de vos PV de CSE, contactez-nous. Les équipes d’AB Report seront ravies de répondre à vos questions.