Quelles solutions pour la rédaction de votre PV de CSE ?

Le PV de CSE rend compte des débats et des décisions prises par l’Instance. Figurent ainsi dans le PV du Comité Social et Economique les décisions de l’employeur, les réclamations des représentants du personnel, les avis rendus par l’Instance ainsi que les dépenses qu’elle engage en son nom.

Le PV CSE : sous la responsabilité du Secrétaire

Le Secrétaire du CSE ou du CSE Central est responsable de la rédaction des procès-verbaux des réunions de l’instance. En son absence, la rédaction en est confiée à son adjoint ou à un Secrétaire de séance. Les membres du CSE ou du CSEC peuvent également déléguer la rédaction à un prestataire externe qui assurera la prise de notes et transmettra ensuite un projet de PV au Secrétaire. En tout état de cause, l’employeur ne peut rédiger le procès-verbal ni en confier la rédaction à qui que ce soit, sous peine de délit d’entrave. Le CSE peut par contre faire appelle à un prestataire spécialiste de la rédaction de PV CSE pour l’accompagner dans la réalisation de cette obligation chronophage.

Le PV est ensuite adopté par les membres du Comité lors d’une réunion ultérieure, en général la séance suivante. Chacun est autorisé à y apporter les précisions ou les modifications qu’il souhaite.

Avantages et inconvénients de la rédaction de PV de CSE en interne ou externe

La rédaction du PV de CSE : en interne

La rédaction peut être confiée à différents acteurs internes de l’Entreprise.

Rédaction du PV de CSE confiée à la Direction (DRH, DRS, etc.)

Les avantages de cette solution :

• un coût nul pour l’instance et du temps libéré pour l’accomplissement des autres tâches des membres de l’instance.

Les Inconvénients sont les suivants :

• Cette solution consiste à abandonner à la Direction une prérogative reconnue aux élus par le Code du Travail. Rédiger un procès-verbal relève de la responsabilité du Secrétaire du CSE. De plus, le contenu du procès-verbal peut s’avérer stratégique. Pourquoi dès lors laisser ce travail à la Direction ?

Rédaction du PV de CSE confiée à une secrétaire administrative

Les avantages de cette solution sont :

• une connaissance interne des élus et des problématiques de l’Entreprise ;
• une rédaction « maîtrisée » par les représentants du personnel, dans la mesure où l’assistante administrative est aussi une collaboratrice du CSE.

Les inconvénients de cette solution peuvent se traduire sous la forme des interrogations suivantes.

• L’assistante administrative de l’instance doit être formée pour rédiger une bonne synthèse des débats.
• Aborder la rédaction de certains points compliqués, allusifs ou techniques peut s’avérer complexe. Interpréter les propos exprimés à l’issue d’un débat n’est pas non plus chose aisée.
• Cette solution implique également des délais de rédaction relativement longs, car la secrétaire doit assumer d’autres tâches par ailleurs, comme la gestion des permanences de CSE ou la distribution des tickets restaurant.

Rédaction du PV de CSE confiée au Secrétaire de l’instance

Les deux avantages majeurs de cette solution sont :

• une connaissance interne des sujets ;
• un impact nul sur le budget de fonctionnement.

Les inconvénients de cette solution se déclinent comme suit.

• Cette solution consiste à sacrifier sa participation active aux débats. Il est effectivement souhaitable de réaliser une prise de notes durant les débats, dans la mesure où il convient de gagner du temps en vue de la phase de rédaction. Il s’agit donc d’élaborer a minima une trame de procès-verbal, ce qui peut s’avérer difficilement réalisable en séance. Le Secrétaire du CSE doit en effet également animer les débats et être le garant du bon déroulé de l’ordre du jour.
• La rédaction des procès-verbaux est longue et chronophage. L’impact sur les heures de délégation se fera au détriment des missions que le Secrétaire du CSE doit effectuer au nom et en direction des salariés.

La rédaction du PV de CSE : en externe

Rédaction confiée à un prestataire extérieur

Cette solution repose sur l’expérience d’un rédacteur spécialisé dans les relations sociales. Il possède donc une connaissance intrinsèque des IRP. Il se rend hebdomadairement à trois réunions d’IRP en moyenne et rédige près de 130 procès-verbaux par an. Dans le cadre de cette prestation, les rédacteurs AB Report peuvent assister à la réunion et enregistrer ou non les débats (rédaction en temps réel). En outre, ils peuvent rédiger les procès-verbaux à partir de vos enregistrements seulement. Un extranet sécurisé permet alors de recueillir l’enregistrement sonore de la réunion.

L’unique inconvénient de cette option réside dans le coût qu’elle induit. Ce coût doit être imputé au budget de fonctionnement. Dans la pratique, le coût de rédaction des procès-verbaux des réunions extraordinaires est fréquemment financé ou cofinancé par la Direction, dans la mesure où la convocation à ce type de réunion relève de l’initiative de cette dernière.

Du point de vue du Secrétaire de l’instance, opter pour un rédacteur professionnel comporte les avantages suivants :

• une participation totale aux débats : liberté de ton et d’action ;
• des heures de délégation préservées, utilisées pour la réalisation de missions plus utiles pour les salariés ;
• un projet de procès-verbal transmis sous 4 à 10 jours, ce qui favorise une approbation systématique des procès-verbaux d’une séance à l’autre. Les intervenants ont également mieux en tête les débats lors des modifications à apporter avant l’approbation du document.

En résumé, que doit contenir le PV de CSE ?

• La liste des présents.
• L’ordre du jour.
• L’heure de début et de fin de réunion.
•  La synthèse des échanges tenus au cours de la réunion.
• Les délibérations et les décisions actées par le CSE.

Il revient au Comité de décider le niveau de retraitement des échanges : exhaustif ou synthétique. Il est en l’occurrence conseillé d’opter pour un niveau de retraitement correspondant à la nature des débats et/au contexte social de l’entreprise. Le procès-verbal a en effet une valeur juridique et peut servir à attester des engagements pris par l’employeur et des alertes émises par le Comité. En cas de litige, le procès-verbal pourra faire foi. Dans le cadre d’un PSE, par exemple, un PV trop synthétique pourrait omettre des informations importantes. A l’inverse, un PV trop exhaustif peut noyer les informations dans des débats trop longs.

A qui confier la rédaction du PV de CSE ?

Il est en outre recommandé de confier la prise de note à un prestataire externe, afin de pouvoir pleinement prendre part aux débats et disposer rapidement d’un compte rendu exploitable, neutre, et pouvant être approuvé rapidement par le CSE lors de la réunion suivante.

Un PV pour la CSSCT ?

Contrairement au CHSCT, la rédaction d’un PV pour la CSSCT n’est pas obligatoire. Elle est cependant vivement conseillée. Ainsi, en cas de litige, le PV constitue une preuve des débats, des sujets abordés en réunion, des alertes des membres de la Commission sur des sujets relevant de ses prérogatives comme le harcèlement, les risques psychosociaux, les conditions de travail, etc. La Commission ne disposant pas de budget, il revient alors au CSE – ou à l’employeur – d’en financer la rédaction.

Référence : article L2315-34 du Code du travail

En conclusion, la rédaction d’un PV de CSE est un exercice complexe et chronophage. Il est nécessaire de garantir une totale impartialité dans les comptes-rendus, c’est pourquoi AB Report propose une variété de prestations répondant à vos besoins.