Le procès-verbal (PV) sert d’élément de preuve en cas de litige concernant un sujet abordé en assemblée générale. Il doit comporter diverses mentions obligatoires pour être valable, quelle que soit la forme juridique de la société et quelle que soit la qualité de l’assemblée générale concernée (assemblée générale annuelle ordinaire, assemblée générale ordinaire, assemblée générale extraordinaire). Le formalisme d’un PV d’assemblée générale de société est mentionné dans l’article R225-106 du Code de commerce.
Les informations obligatoires sur un PV d’assemblée générale de SARL sont :
NB : les associés de SARL sont réputés présents dès lors qu’ils participent au débat, que cela soit en séance ou à distance par visioconférence, sauf lors de l’assemblée générale ordinaire annuelle (approbation des comptes sociaux) à laquelle les associés doivent siéger en séance pour être réputés présents.
La Société par Actions Simplifiée (SAS) et la Société Anonyme (SA) sont des sociétés par actions.
Les informations devant apparaître sur le PV d’une assemblée de SA sont :
Le résumé des débats d’assemblée générale doit comporter :
Le rédacteur du PV d’assemblée générale de SARL est généralement l’un des gérants.
Le président de l’assemblée ou un membre de l’organe exécutif rédige le PV d’assemblée générale.
Une autre personne peut rédiger le PV : le secrétaire de séance en SA, un juriste ou un rédacteur prestataire externe. La rédaction du PV par une personne expérimentée est indispensable.
Cette décision engendre différentes conséquences :
Le PV doit être signé pour attester sa véracité. La signature signifie effectivement l’engagement de tous ceux concernés par l’assemblée générale. Elle permet également d’identifier formellement la/les personnes habilitée(s) à dresser le procès-verbal.
Il est toutefois recommandé de faire signer et parapher le procès-verbal par tous les associés et pour toutes les assemblées générales, particulièrement dans les petites SARL, et ce pour éviter toute contestation pouvant bloquer l’avancée de la société.
Là encore, les actionnaires doivent faire signer et parapher le procès-verbal par tous les actionnaires et pour toutes les assemblées générales, particulièrement dans les petites SAS, et ce pour éviter toute contestation pouvant bloquer l’avancée de la société.
Tout procès-verbal d’assemblée générale doit être conservé dans un registre spécial disponible au siège de la société. Les procès-verbaux sont librement consultables par les associés ou par le tribunal de commerce.
Certaines décisions prises lors des assemblées générales doivent être publiées en greffe du tribunal de commerce. Une version originale du procès-verbal de l’assemblée concernée doit alors être déposée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) pour avis au Bulletin officiel des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC). C’est le cas, par exemple, d’une décision de modification statutaire, de la composition d’un organe social ou de direction.
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