Conseils pour une réunion de CSE en visioconférence

La crise sanitaire a imposé et généralisé la tenue des séances de Comité Social et Economique (CSE), CSE Central ou CSSCT en visioconférence ou en téléconférence. Comme vous l’avez constaté, suivre une réunion à distance demande une certaine organisation, surtout une concentration accrue. Au final, on ressort des réunions plus fatigués. AB Report vous offre quelques conseils pour que vos réunions à distance se passent bien…

Conseil Réunion CSE en visio N°1 : Tester sa connexion avant la réunion

Faire systématiquement des tests de connexion avant la réunion (si possible 15/20 minutes avant), afin de se familiariser avec le logiciel utilisé.

Conseil Réunion CSE en visio N°2 : utiliser les solutions web (meet, zoom, teams…)

Préférer les solutions web aux solutions téléphoniques, car les solutions web sont plus stables (le réseau a parfois été saturé lors des premiers jours de confinement) surtout elles offrent une interface plus convivial et plus utile notamment pour identifier les présents et les prises de parole.

Conseil Réunion CSE en visio N°3 : enregistrer systématiquement les réunions CSE à distance

Demander à l’organisateur d’enregistrer la réunion pour parer à tout problème de déconnexion du rédacteur et ne pas avoir un passage sans enregistrements.

Conseil Réunion CSE en visio N°4 : faire un tour de table

Bien faire l’appel des présents (détailler les élus titulaires et leurs suppléants en cas de remplacement) et s’assurer que tous les participants entendent et peuvent être entendus.

Conseil Réunion CSE en visio N°5 : organiser les prises de paroles

Organiser les prises de parole : toute discussion collective est impossible à suivre ! Le président ou le secrétaire doit distribuer la parole et présenter les intervenants.

Conseil Réunion CSE en visio N°6 : prévoir des pauses

Organiser des pauses, si la réunion s’éternise. En effet, pour tous les participants, les réunions à distance sont plus difficiles à suivre, donc un break de quelques instants est salutaire. Une pause toutes les 2 heures est fortement préconisée. Préconisation déjà émise pour les réunions en présentiel mais là, c’est encore plus important !

Conseil Réunion CSE en visio N°7 : demander aux personnes ne participant pas de couper leur micro

Encourager l’utilisation de la fonction « mute » (c’est l’icône en forme de micro que l’ont peut par un clic activer ou désactiver). Pour les participants qui ne prennent pas la parole, il faut le désactiver le micro sinon tous les bruits de fond (enfants, chasse d’eau, toux, etc.) sont audibles par tous les autres membres.

Conseil Réunion CSE en visio N°8 : annoncer les résultats des votes

Bien détailler à l’oral distinctement, le résultat des votes sur les délibérations ou les avis.

Conseil Réunion CSE en visio N°9 : utiliser un lien actif par session

Si la réunion reprend l’après-midi et que le lien de la visioconférence change pour la cession suivante, il faut bien penser à envoyer le nouveau lien de connexion à tous les participants, sans oublier le rédacteur du PV.

En résumé, pour assurer le bon déroulement des réunions de CSE en visioconférence, il est essentiel de prendre en compte plusieurs éléments. Il est recommandé de tester sa connexion avant la réunion, d’utiliser des solutions web pour une meilleure stabilité, et d’enregistrer systématiquement les réunions pour éviter toute perte d’information. Il est également important d’organiser les prises de parole, de prévoir des pauses régulières, de demander aux participants non actifs de couper leur micro, d’annoncer clairement les résultats des votes et d’utiliser un lien actif par session si la réunion se poursuit sur plusieurs sessions. En suivant ces conseils, les réunions de CSE en visioconférence peuvent être aussi productives et efficaces que les réunions en présentiel.