Etablir un procès-verbal à l’issue de chaque réunion de CSE est une obligation légale à la charge du secrétaire. Après le vote et la validation des membres du CSE, ce documente recouvre un caractère juridique et les engagements qui y sont contenus peuvent être invoqués devant la justice. Une fois approuvé, le PV peut aussi être diffusé aux salariés.
La tâche est importante pour le secrétaire du CSE. En effet, il est légalement responsable de la rédaction des PV du CSE – dans des délais relativement courts, bien qu’il ne dispose pas d’heures de délégation supplémentaires pour effectuer cette tâche.
Sauf accord avec l’employeur, le PV doit être transmis dans des délais maximum (article R2315-25 du code du travail) :
- quinze jours dans le cadre d’une réunion ordinaire ;
- trois jours dans le cadre d’une procédure de licenciement économique avec plan de sauvegarde de l’emploi ;
- un jour dans le cadre d’un redressement ou d’une liquidation judiciaire.
Bien que la forme du PV ne soit pas imposée, il est important, pour les membres du CSE et les salariés qui liront le document, d’ajouter sur le document toutes les informations de forme utiles, comme par exemple un rappel de l’ordre du jour et la liste des présents. Généralement, un secrétaire aguerri voulant retranscrire de façon synthétique une réunion de 4 heures, disposant de notes et d’un enregistrement de séance, mettra tout de même une dizaine d’heures à rédiger un projet de procès-verbal d’une quinzaine de pages.
Quels sont les moyens dont dispose le secrétaire du CSE pour rédiger les PV ?
- La prise de notes pendant la réunion peut être répartie entre plusieurs membres de la délégation du personnel. Cela permet au secrétaire du CSE de se concentrer aussi sur les échanges, plutôt que d’être absorbé par sa tâche, et de rendre compte au mieux des délibérations entre la direction et la délégation du personnel.
- La réunion du CSE peut être enregistrée conformément aux dispositions prévues par l’article D2315-27 du Code du travail. Reste à savoir qui assurera ensuite la retranscription, très chronophage.
- Le CSE peut employer un salarié (l’assistante administrative du CSE le plus souvent, si elle possède les compétences rédactionnelles) pour rédiger les procès-verbaux. Dans ce cas, une clause de confidentialité doit être prévue dans le contrat de travail.
- Le CSE peut aussi décider de confier la sténographie des réunions à un prestataire extérieur, le cas échéant en lui transmettant l’enregistrement audio des délibérations. Le prestataire établit un projet de PV, qu’il transmet ensuite au secrétaire du CSE (article L2315-34 du code du travail). L’employeur ne peut s’opposer à cette intervention extérieure.
Concernant l’exhaustivité du document, il n’y a pas d’obligation de retranscrire mot à mot les discussions des réunions du CSE. Toutefois, le secrétaire du CSE doit s’assurer que le PV de réunion reflète fidèlement les délibérations qui ont eu lieu lors de la séance ainsi que la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la réunion.
Une fois rédigé, le PV est adopté par le CSE lors de la réunion suivante. L’idéal est d’obtenir une approbation unanime, afin d’éviter toute contestation sur les propos tenus en séance.
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