Les délibérations des CE et CSE sont consignées dans des procès-verbaux établis par le Secrétaire et communiqués à l’Employeur ainsi qu’aux membres du Comité. Le procès-verbal est de la responsabilité du Secrétaire, qui en est le garant et le signataire. Le procès-verbal revêt un caractère officiel, obligatoire et juridique.
Le procès-verbal est document essentiel, dans la mesure où il constitue une preuve et une trace de tous les engagements pris par l’Employeur au cours d’une réunion. Devant les juridictions civiles, le PV a valeur juridique et force probante. Il permet de prouver que l’Employeur a ou non respecté ses obligations en matière d’information et de consultation du CE/CSE. Aussi, le respect des principes de son élaboration, de son adoption et de sa diffusion est indispensable. Il convient par conséquent d’en soigner la rédaction.
Pour être valable, le PV doit répondre à certaines règles. Tout d’abord, il doit être rédigé par le Secrétaire. Ce dernier ne peut s’y soustraire et est le seul responsable de sa rédaction. L’Employeur n’a donc pas le pouvoir d’établir le procès-verbal. Seuls les membres du comité peuvent donc décider de déléguer la rédaction des procès-verbaux de réunion à une société prestataire.
Le procès-verbal doit notamment contenir les informations suivantes :
Depuis la loi Rebsamen, le Secrétaire est tenu d’établir le procès-verbal dans un certain délai, ce qui n’était pas le cas auparavant. Ce délai est prévu par accord d’entreprise. En l’absence d’accord, il est fixé à 15 jours après la réunion. En revanche, si une autre réunion est prévue avant la fin de ce délai, le PV doit être établi avant cette autre réunion.
Des délais spécifiques sont prévus en cas de circonstances particulières :
A l’issue de ce délai, le Secrétaire doit transmettre le PV à l’Employeur. Ce dernier pourra faire valoir ses observations sur son contenu lors de la réunion suivante.
Une fois adopté en séance, le procès-verbal est signé par le Secrétaire. La signature de l’Employeur n’est quant à elle pas requise. Le Secrétaire doit ensuite transmettre le PV à l’Employeur dans le délai prévu par l’accord d’entreprise ou le délai de 15 jours prévu par la loi. Il doit également être transmis à tous les membres du comité.
Certains PV sont obligatoirement transmis à l’Inspection du travail dans les cas suivants :
Le PV après son adoption peut être diffusé, mais uniquement dans l’Entreprise. Il peut donc être porté à la connaissance des salariés de l’Entreprise par voie d’affichage ou de diffusion sur l’intranet de l’Entreprise ainsi que sur le site du CE/CSE.
Contrairement au CHSCT, la rédaction d’un procès-verbal pour la CSSCT n’est pas obligatoire. Elle est cependant vivement conseillée. Ainsi, en cas de litige, le PV constitue une preuve des débats, des sujets abordés en réunion, des alertes des membres de la Commission sur des sujets relevant de ses prérogatives comme le harcèlement, les risques psychosociaux, les conditions de travail, etc.
