La crise sanitaire a imposé et généralisé la tenue des séances de CSE, CSE Central ou CSSCT en visioconférence ou en téléconférence. Comment vous l’avez constaté, suivre une réunion à distance demande une certaine organisation, surtout une concentration accrue. Au final, on ressort des réunions plus fatigués. AB Report vous offre quelques conseils pour que vos réunions à distance se passent bien…
Comment obtenir l’autorisation d'enregistrer ?
- Faire systématiquement des tests de connexion avant la réunion (si possible 15/20 minutes avant), afin de se familiariser avec le logiciel utilisé.
- Préférer les solutions web aux solutions téléphoniques, car les solutions web sont plus stables (le réseau a parfois été saturé lors des premiers jours de confinement) surtout elles offrent une interface plus convivial et plus utile notamment pour identifier les présents et les prises de parole.
- Demander à l’organisateur d’enregistrer la réunion pour parer à tout problème de déconnexion du rédacteur et ne pas avoir un passage sans enregistrements.
- Bien faire l’appel des présents (détailler les élus titulaires et leurs suppléants en cas de remplacement) et s’assurer que tous les participants entendent et peuvent être entendus.
- Organiser les prises de parole : toute discussion collective est impossible à suivre ! Le président ou le secrétaire doit distribuer la parole et présenter les intervenants.
- Organiser des pauses, si la réunion s'éternise. En effet, pour tous les participants, les réunions à distance sont plus difficiles à suivre, donc un break de quelques instants est salutaire. Une pause toutes les 2 heures est fortement préconisée. Préconisation déjà émise pour les réunions en présentiel mais là, c’est encore plus important !
- Encourager l'utilisation de la fonction "mute" (c’est l’icône en forme de micro que l’ont peut par un clic activer ou désactiver). Pour les participants qui ne prennent pas la parole, il faut le désactiver le micro sinon tous les bruits de fond (enfants, chasse d'eau, toux, etc.) sont audibles par tous les autres membres.
- Bien détailler à l’oral distinctement, le résultat des votes sur les délibérations ou les avis.
- Si la réunion reprend l’après-midi et que le lien de la visioconférence change pour la cession suivante, il faut bien penser à envoyer le nouveau lien de connexion à tous les participants, sans oublier le rédacteur du PV.
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