Enregistrer une réunion : avez-vous le droit et quelles sont les règles ? Que dit la CNIL ?

Enregistrer une réunion CSE peut être très utile pour rédiger un compte rendu, un procès-verbal ou exploiter une transcription avec un outil d’intelligence artificielle. Mais peut-on enregistrer une réunion sans demander l’autorisation de chaque participant ? Quelles informations faut-il fournir ? Combien de temps conserver l’enregistrement ? Et quelles règles s’appliquent aux réunions de CSE ?

La réponse dépend notamment du type de réunion, de sa finalité et des conditions dans lesquelles l’enregistrement est réalisé.

Dans tous les cas, un enregistrement audio ou vidéo contenant la voix ou l’image de personnes identifiables constitue un traitement de données personnelles. Il doit donc être encadré conformément aux principes du RGPD : finalité déterminée, information des personnes, proportionnalité, sécurité et durée de conservation limitée.

Pour les réunions de CSE, le Code du travail prévoit en outre des règles spécifiques concernant le recours à l’enregistrement.

Peut-on légalement enregistrer une réunion professionnelle ?

Oui, l’enregistrement d’une réunion professionnelle est possible, mais il ne doit pas être réalisé n’importe comment.

Une première distinction est essentielle : le droit pénal ne pose pas une interdiction générale d’enregistrer toute réunion sans le consentement de chaque participant.

L’article 226-1 du Code pénal sanctionne notamment le fait de capter, enregistrer ou transmettre, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel. Le texte prévoit également que, lorsque l’enregistrement est réalisé au vu et au su des personnes qui ne s’y opposent pas alors qu’elles sont en mesure de le faire, leur consentement est présumé.

Il faut donc éviter une présentation trop simpliste selon laquelle « tout enregistrement professionnel sans consentement explicite est automatiquement illégal ».

En revanche, lorsqu’une entreprise ou une organisation enregistre une réunion dans le cadre de son activité, elle doit également respecter les règles relatives à la protection des données personnelles.

Que dit la CNIL sur l’enregistrement d’une réunion ?

La CNIL ne pose pas une règle générale imposant de recueillir systématiquement un consentement explicite de chaque participant avant tout enregistrement professionnel.

Le point de départ est plutôt celui du RGPD : il faut déterminer la finalité du traitement, sa base légale, informer les personnes concernées et limiter le traitement à ce qui est nécessaire.

Par exemple, enregistrer une réunion uniquement pour permettre à un rédacteur de produire un compte rendu détaillé peut constituer une finalité très différente d’un enregistrement destiné à évaluer individuellement les salariés ou à conserver une archive permanente des échanges.

La CNIL rappelle également que les données personnelles ne peuvent pas être conservées indéfiniment. Une durée de conservation doit être définie en fonction de la finalité du traitement et les données doivent être supprimées ou anonymisées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.

Les principales précautions à prendre

Avant d’enregistrer une réunion professionnelle, il est donc recommandé de :

• informer les participants de l’existence de l’enregistrement ;
• préciser pourquoi la réunion est enregistrée ;
• identifier le responsable du traitement et, lorsque cela est nécessaire, la base légale applicable ;
• limiter l’enregistrement aux informations réellement nécessaires ;
• déterminer qui pourra accéder au fichier audio ou vidéo ;
• protéger le fichier contre les accès non autorisés ;
• définir une durée de conservation cohérente avec la finalité ;
• supprimer l’enregistrement lorsqu’il n’est plus nécessaire.

L’enregistrement destiné à faciliter la rédaction d’un compte rendu ne doit donc pas devenir, par défaut, une archive permanente de toutes les conversations tenues pendant la réunion.

Faut-il demander le consentement de tous les participants ?

Pas nécessairement.

C’est l’un des principaux points à retenir.

Le consentement constitue l’une des bases légales possibles du RGPD, mais ce n’est pas la seule. Selon le contexte, un traitement peut notamment reposer sur une obligation légale, l’exécution d’un contrat ou l’intérêt légitime, sous réserve que les conditions correspondantes soient remplies.

Il faut donc distinguer deux questions :

1. Les participants sont-ils informés de l’enregistrement ?

C’est une exigence essentielle en matière de protection des données.

2. Faut-il recueillir leur consentement ?

Cela dépend du contexte juridique et de la base légale retenue. Il n’est donc pas pertinent d’affirmer qu’une signature ou un « oui » explicite de chaque participant est systématiquement obligatoire.

Dans le doute, une organisation peut néanmoins choisir une approche particulièrement transparente : annoncer l’enregistrement au début de la réunion, rappeler sa finalité et préciser les modalités de conservation et d’utilisation.

Enregistrer une réunion de CSE : quelles règles ?

Le cas du CSE est particulier, car le Code du travail prévoit expressément la possibilité d’enregistrer les séances.

L’article L. 2315-34 du Code du travail prévoit que les délibérations du CSE sont consignées dans un procès-verbal et précise qu’un décret définit les conditions dans lesquelles il peut être recouru à l’enregistrement ou à la sténographie des séances.

L’article D. 2315-27 précise ensuite que l’employeur ou la délégation du personnel du CSE peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances. Lorsque la décision vient du CSE, l’employeur ne peut pas s’y opposer, sauf notamment lorsque les délibérations portent sur des informations présentées comme confidentielles au sens de l’article L. 2315-3.

Il existe donc une règle spécifique pour les réunions du CSE : l’enregistrement d’une séance peut être décidé par le CSE lui-même.

Cela ne dispense toutefois pas de respecter les règles applicables en matière de protection des données personnelles, de confidentialité et de sécurité.

Qui peut enregistrer une réunion de CSE ?

L’enregistrement peut notamment être réalisé par le CSE ou par l’employeur lorsqu’il est décidé dans les conditions prévues par le Code du travail.

Lorsqu’une personne extérieure intervient pour réaliser une sténographie de la séance, le Code du travail lui impose la même obligation de discrétion que celle applicable aux membres du CSE.

Cette question est particulièrement importante lorsque l’enregistrement est transmis à un prestataire chargé de rédiger le procès-verbal.

Le prestataire doit alors être clairement identifié dans le dispositif de traitement des données et les conditions de confidentialité, de sécurité et de conservation doivent être encadrées.

Peut-on utiliser un enregistrement pour produire un procès-verbal de CSE ?

Oui.

L’enregistrement peut notamment servir de support à la rédaction du procès-verbal.

Le Code du travail prévoit d’ailleurs expressément le recours à l’enregistrement des séances du CSE. Le procès-verbal reste toutefois le document officiel établi par le secrétaire du comité : l’enregistrement ne se substitue pas au procès-verbal.

L’intérêt de l’enregistrement est notamment de permettre au rédacteur de revenir précisément sur les échanges, de vérifier les interventions et de limiter les omissions.

Il peut également servir de matière première à une transcription automatique ou à un outil d’intelligence artificielle, à condition que le traitement soit lui-même correctement encadré.

Peut-on utiliser l’IA pour transcrire une réunion enregistrée ?

Oui, mais l’utilisation d’une solution d’IA ajoute une nouvelle dimension au traitement des données.

L’audio peut contenir :

• les voix des participants ;
• leurs noms et fonctions ;
• des informations professionnelles ;
• des informations confidentielles ;
• parfois des données personnelles particulièrement sensibles.

Avant de transmettre un enregistrement à un outil d’IA, il est donc essentiel de savoir où les données sont traitées, qui peut y accéder, combien de temps elles sont conservées et à quelles fins elles sont utilisées.

Le simple fait qu’un outil soit présenté comme une « IA de transcription » ne suffit pas à garantir sa conformité.

Pour une réunion de CSE, de direction, de conseil d’administration ou une réunion traitant d’informations confidentielles, le choix du prestataire et les garanties contractuelles et techniques sont particulièrement importants.

Combien de temps faut-il conserver l’enregistrement d’une réunion ?

Il n’existe pas une durée unique applicable à tous les enregistrements de réunions.

La durée doit être déterminée en fonction de la finalité du traitement.

Si l’enregistrement sert uniquement à permettre la rédaction et la vérification d’un compte rendu, il peut être pertinent de prévoir une conservation limitée à la période nécessaire à ces opérations.

Une fois le document finalisé et les éventuelles vérifications effectuées, l’organisation doit se demander si la conservation de l’audio reste réellement nécessaire.

La CNIL rappelle qu’une donnée personnelle ne doit pas être conservée indéfiniment et que la durée doit être définie en fonction de l’objectif poursuivi.

Comment informer les participants avant une réunion enregistrée ?

L’information peut être donnée avant la réunion, par exemple dans l’invitation ou l’ordre du jour, puis rappelée au début de la réunion.

Une formulation simple peut être utilisée :

« Cette réunion sera enregistrée afin de faciliter la rédaction du compte rendu. L’enregistrement sera accessible uniquement aux personnes chargées de sa rédaction et de sa vérification et sera conservé pendant la durée nécessaire à cette finalité. »

Pour un traitement plus complet, l’information doit être adaptée aux exigences du RGPD et au contexte de la réunion.

Elle doit notamment permettre aux personnes de comprendre qui traite leurs données, pourquoi, sur quelle base, pendant combien de temps et quels sont leurs droits, lorsque ces informations sont requises.

Enregistrement audio ou vidéo : quelles différences ?

L’enregistrement audio est généralement moins intrusif qu’un enregistrement vidéo.

Pour rédiger un compte rendu ou un procès-verbal, l’audio peut souvent suffire.

Une caméra ajoute des données supplémentaires : image des participants, environnement de la salle, comportements non verbaux, etc. Le principe de minimisation des données conduit donc à privilégier le dispositif réellement nécessaire à l’objectif poursuivi.

Si l’objectif est simplement de produire un compte rendu fidèle des échanges, enregistrer uniquement le son peut être plus proportionné que filmer l’ensemble de la réunion.

Peut-on enregistrer une réunion à distance ?

Oui.

Les mêmes principes doivent être appliqués lors d’une réunion organisée en visioconférence, avec une vigilance supplémentaire sur les conditions techniques du service utilisé.

Il faut notamment vérifier :

• où sont stockés les enregistrements ;
• où les données sont traitées ;
• qui peut accéder aux fichiers ;
• combien de temps ils sont conservés ;
• si le prestataire utilise les données à d’autres fins ;
• quelles garanties sont prévues lorsque les données sont transférées hors de l’Union européenne.

Une attention particulière doit être portée aux plateformes qui enregistrent automatiquement les réunions ou conservent les fichiers dans le cloud.

Que risque-t-on en cas d’enregistrement clandestin ?

La réponse dépend notamment de la nature des propos enregistrés, du contexte et de l’utilisation qui est faite de l’enregistrement.

L’article 226-1 du Code pénal prévoit notamment une peine pouvant aller jusqu’à un an d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende lorsqu’il est porté volontairement atteinte à l’intimité de la vie privée en captant, enregistrant ou transmettant sans consentement des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel.

L’article 226-2 sanctionne également, dans les conditions prévues par le texte, la conservation, la diffusion ou l’utilisation d’un enregistrement obtenu au moyen des actes visés par l’article 226-1.

Il est donc déconseillé d’enregistrer secrètement une réunion et de diffuser ensuite le fichier sans avoir vérifié le cadre juridique applicable.

Les bonnes pratiques pour enregistrer une réunion professionnelle

Pour limiter les risques, une organisation peut retenir une démarche en sept étapes :

Définir la finalité

Pourquoi la réunion est-elle enregistrée ? Compte rendu, procès-verbal, retranscription, formation, contrôle qualité ?

Informer les participants

L’enregistrement ne doit pas être réalisé à leur insu lorsque les règles applicables imposent leur information.

Vérifier la base légale

Le consentement n’est pas automatiquement la seule base possible.

Limiter les données collectées

Si l’audio suffit, inutile de filmer la réunion.

Sécuriser l’enregistrement

L’accès doit être limité aux personnes qui en ont besoin.

Encadrer les prestataires

Si l’audio est transmis à un rédacteur ou à une solution d’IA, les conditions de traitement doivent être maîtrisées.

Supprimer l’enregistrement lorsqu’il n’est plus nécessaire

La conservation doit rester proportionnée à la finalité poursuivie.

Enregistrer une réunion pour gagner du temps dans la rédaction du compte rendu

L’enregistrement est devenu un outil particulièrement utile pour les entreprises qui souhaitent produire des comptes rendus plus rapidement.

Le rédacteur peut ainsi se concentrer sur la structuration, la hiérarchisation et la reformulation des échanges plutôt que de tenter de noter simultanément chaque intervention.

L’intelligence artificielle peut également intervenir dans cette chaîne : enregistrement → transcription → identification des intervenants → rédaction → relecture humaine.

Mais l’automatisation ne dispense pas d’une vérification humaine.

Une transcription peut comporter des erreurs de noms, d’acronymes, de chiffres ou d’attribution des prises de parole. Pour un document professionnel ou un procès-verbal de CSE, ces éléments doivent être vérifiés avant validation.

En résumé

Oui, il est possible d’enregistrer une réunion professionnelle.

Mais il est préférable de ne pas résumer la réglementation à la formule « il faut obtenir le consentement de tout le monde ».

Le cadre applicable dépend de la nature de la réunion, de la finalité de l’enregistrement et du traitement réalisé. Les règles relatives à la vie privée et au RGPD imposent notamment de respecter les principes d’information, de proportionnalité, de sécurité et de limitation de la conservation.

Pour les réunions de CSE, le Code du travail prévoit spécifiquement la possibilité de recourir à l’enregistrement des séances.

Enfin, lorsque l’enregistrement est transmis à une solution de transcription ou d’intelligence artificielle, la conformité ne s’arrête pas au moment où l’on appuie sur « enregistrer » : il faut également maîtriser le traitement du fichier audio et les conditions de sécurité du prestataire utilisé.