AB Report : treize ans d’accompagnement des IRP dans la rédaction de leurs procès-verbaux

Parce que la rédaction des procès-verbaux de réunions de CE, CCE ou CHSCT, prend du temps et de l’énergie, déléguer cette tâche se révèle souvent beaucoup plus efficace pour les Secrétaires et élus. Partenaire privilégié des IRP depuis 2004, AB Report vous propose son expertise et rédige des PV taillés sur mesure (compte rendu, synthèse, flash), à forte valeur ajoutée. Si vous souhaitez conserver tout ou partie de cette mission en interne, AB Report vous apporte un soutien en formation rédactionnelle. Interview de Nathalie Vauclin, Directrice commerciale et du développement.

Comment se déroulent les missions de rédaction ?

Dès le premier appel téléphonique, un chargé d’affaires est assigné au CE et vous accompagnera tout au long de la collaboration. Il va dès lors prendre en charge toutes les demandes, mais aussi conseiller le Secrétaire. Ainsi, qu’il s’agisse de la forme du PV, de sa longueur, du délai de remise, du style rédactionnel – direct ou indirect : tous les éléments sont passés au crible afin que le PV corresponde précisément aux attentes de l’instance.

Concrètement, le rédacteur AB Report assiste à chaque réunion, avec tous les autres élus : sur un ordinateur portable, il prend en note les débats et enregistre – si cela est autorisé bien sûr. Il rédige alors un projet de PV, qui est transmis par mail au Secrétaire, quelques jours après la réunion. Une relecture est effectuée par un coordinateur d’AB Report, afin qu’un regard distancié puisse relever les fautes éventuelles.

Comme nos rédacteurs sont extérieurs à l’entreprise, ils sont en mesure de rédiger un compte rendu fidèle et impartial, sans implication directe dans le débat, ni parti pris. Evidemment, nous garantissons aussi à nos clients la plus stricte confidentialité sur le contenu de leurs réunions.

Pour un Secrétaire d’instance, quels sont les avantages de faire appel à un prestataire extérieur ?

Le gain de temps, avant tout, car les délais de remise des PV sont courts (moins d’une semaine en moyenne) et il n’est pas évident pour un Secrétaire de CE de trouver assez de temps entre deux réunions. La qualité des PV est ‘professionnelle’. Aussi, la rédaction de nos PV est assurée par des rédacteurs spécialisés en relations sociales et connaissant parfaitement le fonctionnement des IRP. Nous pensons également à la liberté d’action et de parole du Secrétaire pendant la réunion : débarrassé de la prise en note des échanges ; il peut ainsi participer pleinement aux débats. Ses heures de délégation sont préservées à des tâches où le Secrétaire apporte réellement son savoir-faire…

Quelle valeur ajoutée apporte AB Report ?

Outre l’optimisation du temps du Secrétaire, faire appel à AB Report, c’est aussi la garantie d’une prestation sur-mesure et innovante, adaptée en fonction de l’instance, mais aussi à l’actualité des IRP d’un point de vue plus global. Sur un marché de plus en plus complexe, choisir un prestataire est devenu un véritable casse-tête pour le Secrétaire ; c’est pourquoi AB Report a élaboré trois formules différentes : vous choisissez vos options et prestations à la carte. Il n’est pas question de proposer des prestations « low-cost » contrairement à certains concurrents, mais de rester sur une prestation haut de gamme, de PV rédigés en France, tout en ayant conscience que tous nos clients n’utilisent pas systématiquement l’intégralité de nos services (accès aux enregistrements, prestation sans enregistrement, présence d’un rédacteur en soirée, mise en page spécifique, etc.). Dans ce contexte, il est logique que le prix s’adapte.

Force est de constater que certains concurrents ont développé soit une prestation low-cost et/ou sont de plus en plus vagues sur le contenu des prestations fournies. Avec AB Report, le Secrétaire choisit – et paye – uniquement les services dont il a besoin. Dans un contexte où le budget reste l’élément le plus facilement et rapidement comparable, AB Report s’attache à adapter son offre de services, sans que la qualité rédactionnelle du PV ne soit pour autant dépréciée. 

Quelle plus-value apportent les rédacteurs AB Report ?

La qualité et la rapidité de la rédaction ! Avec en moyenne trois réunions d’IRP couvertes par semaine, le rédacteur connaît en profondeur les sujets et les enjeux du dialogue social (GPEC, plan de formation, PSE, etc.) et est capable de restituer les informations très rapidement, même les plus spécifiques, et dans des secteurs d’activités très différents. Grâce à leur qualification et expertise, les rédacteurs d’AB Report sont également en mesure de rédiger, à côté du PV, un Mémento (feuille de route et de suivi des votes et points traités au fil des réunions).  En effet, le Secrétaire n’est pas simplement tenu de rédiger le PV, mais il doit aussi veiller à la bonne organisation et au contenu des réunions à venir. De ce point de vue, le Mémento est une aide précieuse pour l’établissement des ordres du jour et le suivi efficace des dossiers. Lancé l’année dernière, notre Mémento a déjà séduit un grand nombre de nos clients.

« La force d’AB Report repose sur le respect de quatre exigences : une rédaction impartiale et professionnelle, une équipe restreinte de rédacteurs dédiés par client, des délais de remise courts et respectés, la garantie d’un réel accompagnement en fonction de l’actualité des IRP. Par exemple, nous organiserons dès janvier un webinar sur l’impact des ordonnances Macron ».

Nathalie Vauclin, Directrice commerciale et du développement AB Report

Dans quels secteurs intervenez-vous ?

En tant que spécialiste de la rédaction de comptes rendus, AB Report peut intervenir pour tout type de manifestation orale, du secteur public à la communication institutionnelle. S’agissant des réunions des IRP, notre cœur de métier, nous collaborons avec environ 250 instances, tous domaines confondus, comme la banque (BNP Paribas, HSBC), l’assurance (CNP Assurances), les transports (SNCF), l’informatique (IBM), etc. Naturellement, nous ne travaillons pas qu’avec les grands noms du CAC 40, mais aussi avec les PME.

Intervenez-vous sur toute la France ?

Depuis 2011, en plus de notre siège parisien, nous avons des antennes, à Lyon, Lille, Toulouse, Bordeaux, Marseille. Pour les autres régions, nos rédacteurs sont mobiles et se déplacent sur demande. Nous avons développé un service spécifique pour les plus petits CE situés en Province. Il s’agit de rédaction de PV à partir d’enregistrements effectués par les élus eux-mêmes et transmis à AB Report sous format MP3. Après la réunion, le secrétaire transmet le fichier audio de la réunion par l’intermédiaire du site Extranet sécurisé d’AB Report. Les rédacteurs s’approprient ensuite le fichier audio pour rédiger le PV.

Comment un Secrétaire de CE peut-il externaliser la rédaction de son PV auprès d’AB Report ?

La procédure est très simple et le chargé d’affaires est disponible pour répondre à toutes les questions du Secrétaire. Lors du premier contact téléphonique, le chargé d’affaires détermine les besoins rédactionnels de l’IRP. Une semaine avant la date de la première réunion, le Secrétaire reçoit un mail de confirmation qui reprend la date, l’heure et le lieu de la réunion ; il précise aussi le nom du rédacteur assigné. Quelques jours après la réunion, le projet de PV est directement transmis par mail.

Les rédacteurs sont-ils toujours les mêmes ?

Nous y veillons au maximum, car la ‘fidélité’ du rédacteur est importante. En effet, la connaissance des intervenants et du contexte social de l’entreprise sont autant d’atouts de rédaction. Pour garantir une qualité de document optimale, nous attribuons une équipe restreinte de deux ou trois rédacteurs par client, qui intervient sur chacune des réunions.

Vous proposez depuis quelque temps des solutions de communication pour les CE ?

Tout à fait. Conscients que l’une des missions principales des CE est de communiquer auprès des salariés, nous avons souhaité leur apporter notre expertise de l’écrit pour une communication plus globale. Pour ce faire, nous nous sommes entourés de graphistes pour offrir à nos clients des solutions répondant à leur besoin de communiquer : création de la charte graphique du CE (logo…), de newsletters, de plaquettes, plans de communication annuel, enquêtes de satisfaction, etc. Par rapport à d’autres prestataires spécialisés dans la communication CE, AB Report dispose d’une  vraie connaissance de l’actualité économique et sociale de l’entreprise et d’informations de qualité, extraites directement des PV qu’elle rédige.

Article rédigé par Alexander Guilbert.

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