Pour préparer la réunion du CE, le chef d’entreprise et le secrétaire travaillent de concert à l’élaboration de l’ordre du jour. Ce document, véritable fil de conducteur de la réunion, permettra aux membres du comité de s’assurer que l’ensemble des points importants relatifs aux attributions du CE soient effectivement évoqués. À l’issue de la réunion, les délibérations du comité sont consignées dans un procès-verbal. À travers cet article, AB REPORT vous expliquera ce qu’est le procès-verbal, la manière et le délai dont vous disposez pour le rédiger afin qu’il soit en conformité avec les dispositions légales.
Qu’est-ce que le procès-verbal et quelle est son utilité ?
C’est d’abord un document obligatoire qui doit être produit par le secrétaire du CE. Il consigne l’ensemble des échanges et délibérations ainsi que les décisions prises par l’employeur lors de la précédente réunion (Article D2325-3-1 Code du travail). Le procès-verbal est donc un document essentiel car il matérialise notamment les engagements pris par l’employeur en faveur des droits des salariés.
Comment doit-il être rédigé ?
Le PV a donc une réelle valeur juridique et pourra être utilisé devant les tribunaux compétents ou l’inspection du travail à condition qu’il respecte des standards de rédaction : la transcription intégrale.
Son contenu peut prendre des formes variées selon les entreprises et le Code du travail ne prévoit pas de prérequis de mise en forme particulière. Cependant, depuis la loi Resbamen sur le dialogue social de 2015, les mentions obligatoires peuvent être définies par l’accord d’entreprise. Quoi qu’il en soit, le PV doit, pour être en bonne et due forme, contenir a minima les informations suivantes :
- la date, le lieu et l’heure de la réunion ;
- la liste des participants à la réunion avec leur qualité, la liste des invités absents ;
- les différents points inscrits à l’ordre du jour de la réunion ;
- la retranscription des échanges et débats qui ont eu lieu sur chacun des points de l’ordre du jour ;
- les propositions qui ont été formulées par les différents membres ;
- les informations communiquées par l’employeur ou ses réponses aux propositions faites lors des réunions précédentes ;
- le résultat des votes organisés pendant la séance pour l’adoption des résolutions ;
- les décisions adoptées par les membres du comité.
Pour aider le secrétaire dans ses obligations, la loi Resbamen a prévu l’enregistrement des débats pendant les réunions à condition qu’il soit décidé d’y recourir en cours de séance au moyen d’un vote à la majorité des présents. En revanche, le législateur a autorisé le chef d’entreprise à utiliser son droit de véto si ce dernier estime que cela pourrait occasionner une fuite d’informations confidentielles ou relevant du secret professionnel. Bien entendu, la sténographie reste toujours une alternative le cas échéant. Le rédacteur externe est tenu aux mêmes obligations de discrétion que les membres du CE.
La loi permet de déléguer la rédaction du PV à un prestataire externe dont le coût sera financé par les budgets de fonctionnement propres du comité. Le CE est d’ailleurs le seul à pouvoir le faire, l’employeur ne peut pas mandater son assistante de direction par exemple, sous peine d’être accusé d’un « délit d’entrave ». Il ne jouit non plus d’aucun droit de regard ou de rectification sur le document avant sa diffusion aux membres du CE. Dans tous les cas, le secrétaire reste seul responsable du contrôle de la rédaction du PV.
Dans quel délai ?
Depuis par la loi Rebsamen, le procès-verbal doit être établi dans un délai légal fixé par un accord d’entreprise. Si aucun n’accord n’a été conclu avec l’employeur, alors l’échéance est fixée à 15 jours après la réunion. Cependant, si une autre réunion doit avoir lieu avant, le PV devra être achevé avant cette nouvelle réunion.
Toutefois, le délai est réduit pour faire face à des circonstances particulières, à trois jours en cas de projet de licenciement collectif (motif économique) et à un jour en cas de redressement ou liquidation judiciaire.
A l’issue du délai, le PV est transmis à l’employeur pour consultation uniquement. Ce dernier fera alors connaître ses décisions sur les propositions, avis et vœux du comité. Celles-ci seront-elles-mêmes consignées dans le PV.
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