Dans le cadre de leurs attributions, les IRP sont appelées, au fil des réunions, à suivre la vie de l’Entreprise, dans les bonnes comme dans les mauvaises passes. Certains projets particulièrement sensibles, comme par exemple un Plan de Sauvegarde de l’Emploi (PSE), peuvent parfois avoir pour effet de crisper les échanges entre élus et Direction. Dans ce contexte, le contenu du PV de la réunion prend une importance capitale.
Tous les élus l’admettront volontiers : face à une réorganisation pouvant menacer des emplois, les propos tenus et les engagements pris lors des réunions de CSE ou de CSE Central prennent une importance toute particulière. Quand la négociation est rude et que les esprits peuvent parfois s’échauffer, il est bien compréhensible que les élus veillent à ce que les propos rapportés dans le PV soient fidèles aux échanges. Bien souvent, le contenu de ce dernier devient un véritable enjeu, et son élaboration peut cristalliser les tensions, d’autant que la loi Rebsamen est venue considérablement raccourcir le délai sous lequel le procès-verbal doit être rédigé. Face à cette réalité de plus en plus contraignante, recourir à un prestataire professionnel constitue souvent la meilleure solution pour tenir des délais de rédaction très resserrés.
Le niveau de détails du PV : un contenu modulable
Le code du Travail laisse les parties libres de convenir du format du PV de CSE, en fonction de leurs besoins, du contexte et de leurs attentes. AB Report, en proposant plusieurs niveaux de retraitement, allant du mot à mot parfaitement fidèle, à la synthèse la plus brève, est à même de répondre à toutes les exigences.
La synthèse : efficace, mais pas toujours adaptée aux situations tendues
Un format « synthétique », comptant 4 à 6 pages de texte par heure de débat, est majoritairement retenu pour les PV de réunions d’IRP. Cette forme de projet de procès-verbal est, très efficace parce qu’il se concentre sur l’essentiel, convient généralement très bien aux sujets récurrents et non conflictuels. Il suppose toutefois que le rédacteur opère un tri rigoureux dans les informations. Mais cette sélection peut devenir problématique lorsqu’il est question d’un projet sensible, notamment si des postes sont en jeu. Généralement, les échanges sont alors très denses et appellent des réponses plus détaillées.
Tel est particulièrement le cas dans le cadre d’une procédure de PSE, où les élus souhaitent conserver une trace indiscutable des engagements de la Direction et des réponses apportées à leurs questions (durée de l’accompagnement, critères d’ordre des licenciements, etc.). La Direction, pour sa part, entend pouvoir prouver qu’elle a correctement répondu aux interrogations des instances.
En pratique, il n’est pas rare qu’une instance habituée à une synthèse assez courte réalise, après la première réunion de la procédure, se rende compte qu’elle a besoin de plus d’informations. Il est aussi envisageable, pour refléter au plus près la tonalité des échanges, d’opter pour un PV exhaustif, reprenant la totalité des interventions prononcées, mais reformulées et améliorées.
Dans certains contextes très délicats, comme par exemple le licenciement d’un salarié protégé, la retranscription des débats est susceptible de servir de base à une procédure judiciaire : dans ce cas de figure, chaque terme prononcé aura alors son importance. Le choix d’un procès-verbal rédigé sous forme de verbatim (rédaction mot à mot) peut ici se révéler judicieux.
A noter que lorsque le dialogue social se durcit, le respect du formalisme entourant l’organisation des réunions devient une absolue nécessité.
Respecter les délais réglementaires de rédaction des procès-verbaux, un exercice délicat en cas de procédure collective
Si, au regard d’un contexte particulier, il est toujours possible de « gonfler » un PV et de recourir à un document plus fourni en informations, cela entraine toutefois l’allongement, à due proportion, du temps nécessaire à sa rédaction. Or, si, en application de l’article D. 2325-3-1 du Code du travail, le PV des réunions ordinaires doit, par défaut, être produit sous quinze jours, ce délai est ramené à trois jours en cas de PSE et à seulement une journée en cas de redressement ou de liquidation judiciaire. Un vrai challenge pour le Secrétaire, responsable de la rédaction du compte rendu mais également pour AB Report qui se doit de réorganiser ses équipes pour rendre le projet de procès-verbal dans les temps.
Bien sûr, les sociétés spécialisées dans la rédaction de PV de réunions de CSE ou CSEC sont en mesure d’aider le Secrétaire de l’instance à faire face à cette injonction. Néanmoins, l’exercice a ses limites et le temps de rédaction d’un PV de qualité n’est pas compressible à l’infini. Lorsque le délai exigé est très court (une journée par exemple), AB Report propose une solution ultime : la Synthèse Éclair, qui mobilise deux rédacteurs travaillant de concert pendant la réunion, afin de pouvoir remettre le PV seulement 20 minutes après la fin des débats.
Article rédigé par la Société AB Report
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