L’établissement d’un procès-verbal à l’issue de chaque réunion du Comité d’Entreprise est obligatoire comme le dispose l’article L. 2325-20 du Code du Travail pour le CSE. Il permet de consigner les délibérations entre les membres du CE et doit être établi par le secrétaire de l’instance. La loi n’exige pas qu’il soit porté à la connaissance des salariés. Il est cependant opportun de le faire pour favoriser le dialogue social. Dans ce cas, le procès-verbal peut être résumé et dépouillé de ses informations confidentielles avant d’être diffusé.
Le procès-verbal prend sa valeur juridique (notamment valeur probante) lorsqu’il est soumis et approuvé par l’assemblée votante de la prochaine réunion de CE. Pour ce faire, son contenu, c’est-à-dire, la retranscription des débats, suit un processus.
En pratique, le secrétaire rédige le procès-verbal de la réunion qu’il transmet à tous les membres du CE. Ces derniers annotent le document des corrections qu’ils jugent nécessaires et renvoient ces informations au secrétaire qui est libre de les intégrer à son document final ou pas. Depuis la loi Rebsamen, il dispose d’un délai maximum de quinze jours (le délai peut varier à la baisse selon la typologie des consultations. Plus les sujets abordés sont sensibles, plus le délai de rédaction est raccourci) pour rédiger le document et le transmettre à l’employeur.
L’adoption du PV est soumise au vote des membres du CE pendant la réunion suivante. L’assemblée peut, si le document ne reflète pas les débats par exemple, ne pas l’approuver. Les corrections à apporter sont demandées au secrétaire qui doit présenter une version rectifiée lors de la prochaine séance.
Formalisme
Le décret du 14 avril 2016 n°2016-453 précise que le procès-verbal doit contenir a minima le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion. Cependant, de nombreux secrétaires privilégient la rédaction d’un procès-verbal exhaustif pour garantir aux membres du CE une transparence et une neutralité totale.
À noter : bien que la pratique soit courante, la loi n’impose pas aux secrétaires de CE et aux présidents de CE, de signer leurs PV.
Recours à la sténographie
Afin d’alléger la charge de travail des secrétaires de CE, l’article L. 2325-20 du Code du travail prévoit la possibilité d’avoir recours à l’enregistrement et/ou à la sténographie des séances.
Si la décision émane du Comité, l’employeur ne peut s’y opposer mais les frais liés à cette prestation, sauf accord spécifique, doivent être pris en charge par le CE sur son budget de fonctionnement.
En revanche, si la décision émane de l’employeur, le Comité est libre de refuser. Toutefois, sauf accord contraire, les frais sont intégralement pris en charge par l’entreprise.
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