Un compte rendu est la reprise écrite des prises de parole tenues à l’oral, pendant une réunion. Le compte rendu d’une réunion d’IRP est donc une restitution écrite, plus ou moins exhaustive, des débats et des échanges qui ont eu lieu entre les membres de l’instance. Cette rédaction peut être exhaustive ou, au contraire, résumer les débats : le compte rendu prend alors la forme d’une synthèse.
D’après le Code du Travail, c’est le secrétaire de l’instance qui est en charge de la rédaction du procès-verbal de la réunion. Toutefois, étant donné la lourde charge de travail que constitue la rédaction d’un tel document et les compétences rédactionnelles mobilisées (sélection des informations pertinentes, mise en perspective du discours, grammaire, orthographe, syntaxe, etc.), le secrétaire choisit la plupart du temps d’externaliser la prestation auprès d’un prestataire de services spécialisé dans la rédaction de PV de réunions (comme AB Report par exemple).
Dans ce dernier cas de figure, il existe plusieurs méthodes pour qu’un rédacteur puisse retranscrire les débats. Il peut soit être convié à la réunion, à laquelle il assiste physiquement : il assure alors un enregistrement des débats et une première prise en notes des échanges pour réaliser la trame du futur PV, qu’il rédigera a posteriori, en réécoutant les bandes son. Soit les membres de l’instance ne souhaitent pas la présence d’un rédacteur pendant la réunion : ils enregistrent alors eux-mêmes la réunion ; cet enregistrement sonore sera envoyé au prestataire qui se chargera de la rédaction.
L’ordre du jour est établi conjointement par le secrétaire et l’employeur ou son représentant. Il est ensuite communiqué par le président du CSE, à ses membres, à l’agent de contrôle de l’inspection du travail, et ce au moins 3 jours avant la tenue de la réunion.
Pendant la réunion, les résolutions du CSE sont prises à la majorité des membres présents. L’employeur, président du CSE, ne participe pas au vote lorsqu’il consulte les membres élus du comité en tant que délégation du personnel. Toutes les délibérations prises pendant la séance sont consignées dans le PV.
Le format du procès-verbal (intégral ou synthétique) est normalement convenu entre toutes les parties. A défaut d’accord, les PV contiennent a minima le résumé des échanges pour les différents points de l’ordre du jour et les réponses apportées par l’employeur.
L’enregistrement et la rédaction des débats des séances peuvent être réalisés par un tiers. Qu’AB REPORT soit mandaté par l’employeur ou par la délégation du personnel du CSE, en tant que prestataire, il est soumis à une stricte obligation de confidentialité concernant les informations entendues pendant une réunion.
Sauf si un accord entre l’employeur et les membres élus du CSE en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement ou à la rédaction des PV sont pris en charge par l’employeur, lorsque la décision de recourir à cette solution émane de ce dernier.
